Pas besoin d’un ordinateur coûteux pour savoir si votre commerce gagne ou perd de l’argent. Un simple cahier, un stylo et quinze minutes par jour peuvent déjà changer votre manière de gérer votre activité. Vous vendez des légumes, du riz, des vêtements, du poisson, des beignets ou des produits alimentaires ?
Vous tenez une petite boutique, un kiosque ou un commerce sur un marché ? Alors, cet article peut vous être particulièrement utile.
Beaucoup de petits commerçants travaillent courageusement du matin au soir. Ils encaissent de l’argent, achètent des marchandises, paient leurs fournisseurs et rentrent chez eux fatigués. Mais lorsqu’on leur demande combien ils ont réellement gagné dans la journée, ils ne savent pas toujours répondre.
Le problème n’est pas nécessairement le manque de clients. C’est parfois le manque de suivi de l’argent. Voici une méthode simple, accessible et pratique.
1. ACHETEZ UN CAHIER RÉSERVÉ UNIQUEMENT À VOTRE COMMERCE
Pas besoin de logiciel de comptabilité pour commencer.
Prenez un cahier et divisez-le en cinq parties :
— Les ventes quotidiennes.
— Les achats de marchandises.
— Les dépenses du commerce.
— Les dettes et les crédits accordés aux clients.
— Le bilan de chaque semaine et de chaque mois.
Règle fondamentale : chaque opération doit laisser une trace écrite.
Même une dépense de 500 ariary ou de 200 francs comoriens mérite d’être enregistrée.
Ce sont parfois les petites dépenses répétées qui finissent par absorber une partie importante des bénéfices.
2. NOTEZ CHAQUE JOUR L’ARGENT QUI ENTRE
Imaginons une petite épicerie à Madagascar.
Le lundi, vous réalisez les ventes suivantes :
— Riz : 45 000 Ar.
— Huile : 30 000 Ar.
— Sucre : 20 000 Ar.
— Savon : 15 000 Ar.
— Autres produits : 10 000 Ar.
TOTAL DES VENTES : 120 000 Ar.
Inscrivez ce montant dans votre cahier, avec la date.
Attention : une vente à crédit n’est pas de l’argent déjà encaissé. Notez-la séparément jusqu’au paiement du client.
3. NOTEZ TOUTES LES DÉPENSES
Le même jour, vous avez payé :
— Transport des marchandises : 5 000 Ar.
— Électricité : 3 000 Ar.
— Emballages : 2 000 Ar.
TOTAL DES DÉPENSES : 10 000 Ar.
Inscrivez également vos achats de marchandises, mais dans une rubrique distincte.
Pourquoi cette séparation ? Parce qu’acheter des produits pour les revendre n’est pas la même chose que payer l’électricité ou le transport. Et surtout, toutes les marchandises achetées ne sont pas nécessairement vendues le jour même.
4. APPRENEZ À CALCULER VOTRE VÉRITABLE BÉNÉFICE
Voici une erreur très fréquente.
Un commerçant encaisse 120 000 Ar et dépense 10 000 Ar.
Il pense avoir gagné 110 000 Ar.
C’est faux !
Il faut également tenir compte du coût des marchandises vendues.
Prenons un exemple :
— Ventes : 120 000 Ar.
— Coût d’achat des produits effectivement vendus : 85 000 Ar.
— Autres charges du jour : 10 000 Ar.
Le calcul devient :
120 000 − 85 000 − 10 000 = 25 000 Ar.
Votre bénéfice simplifié est donc de 25 000 Ar, avant les éventuelles autres charges, impôts et cotisations.
Retenez cette distinction essentielle : l’argent encaissé n’est pas automatiquement de l’argent gagné.
5. CONTRÔLEZ VOTRE CAISSE CHAQUE SOIR
Avant de fermer votre boutique, prenez cinq minutes.
Vérifiez :
— Combien d’argent aviez-vous en caisse le matin ?
— Combien avez-vous réellement encaissé ?
— Combien avez-vous payé en espèces ?
— Combien reste-t-il physiquement dans votre caisse ?
Exemple :
Caisse du matin : 30 000 Ar.
Encaissements : 120 000 Ar.
Paiements : 90 000 Ar.
Caisse attendue le soir : 60 000 Ar.
Si vous ne trouvez que 55 000 Ar, il manque 5 000 Ar.
Cherchez immédiatement l’explication : oubli d’écriture, erreur de monnaie, retrait personnel ou autre opération non enregistrée.
Une petite différence répétée chaque jour peut devenir une perte importante à la fin du mois.
6. SÉPAREZ L’ARGENT DU COMMERCE DE VOTRE ARGENT PERSONNEL
C’est probablement l’un des conseils les plus importants.
Vous encaissez 50 000 Ar.
Un enfant demande de l’argent pour l’école.
Vous prenez 10 000 Ar dans la caisse.
Un proche demande une aide.
Vous retirez encore 5 000 Ar.
Le soir, impossible de comprendre pourquoi la caisse est presque vide.
La solution ?
Créez une rubrique « Prélèvements personnels ». Chaque fois que vous prenez de l’argent pour votre famille ou pour vous-même, inscrivez le montant. Et, si possible, fixez-vous une somme régulière pour vos dépenses personnelles.
Votre commerce doit pouvoir financer son prochain approvisionnement avant de distribuer tout l’argent disponible.
7. SURVEILLEZ LES CLIENTS QUI ACHÈTENT À CRÉDIT
Dans beaucoup de quartiers africains, vendre à crédit fait partie des habitudes commerciales.
Cela peut fidéliser la clientèle. Mais cela peut également fragiliser votre trésorerie. Réservez une page pour chaque client concerné.
Notez :
— Son nom.
— La date de l’achat.
— Le montant dû.
— La date de paiement prévue.
— Les sommes déjà remboursées.
Exemple :
Mme Amina doit 20 000 Ar.
Elle rembourse 8 000 Ar.
Solde restant : 12 000 Ar.
Ne confondez jamais les promesses de paiement avec l’argent disponible pour acheter vos prochaines marchandises.
8. FAITES UN PETIT INVENTAIRE CHAQUE SEMAINE
Comptez les produits qui restent dans votre boutique. Par exemple :
— 10 sacs de riz.
— 15 bouteilles d’huile.
— 20 paquets de sucre.
— 30 savons.
Comparez ces quantités avec les achats et les ventes enregistrés. Vous pourrez ainsi repérer les produits qui se vendent rapidement, ceux qui restent trop longtemps et les éventuelles pertes.
Un produit invendu immobilise de l’argent. Un produit périmé peut détruire votre marge.
Pour calculer le coût des marchandises vendues sur une période, utilisez cette formule simple : Stock initial + achats de marchandises − stock final = coût des marchandises vendues.
Les stocks doivent être évalués de manière cohérente à leur coût d'achat, et non au prix de vente.
— 9. CALCULEZ VOTRE RÉSULTAT CHAQUE FIN DE MOIS
Prenons l’exemple d’une petite boutique. Pendant le mois :
— Ventes : 3 000 000 Ar.
— Stock initial : 600 000 Ar.
— Achats de marchandises : 2 200 000 Ar.
— Stock final : 800 000 Ar.
Coût des marchandises vendues :
600 000 + 2 200 000 − 800 000 = 2 000 000 Ar.
Marge commerciale : 1 000 000 Ar.
Autres charges du mois :
— Loyer : 200 000 Ar.
— Transport : 100 000 Ar.
— Électricité : 50 000 Ar.
— Autres frais : 50 000 Ar.
Total : 400 000 Ar.
Résultat simplifié du mois : 600 000 Ar.
Ce résultat reste à ajuster si vous avez d’autres charges, des pertes de stock, des impôts ou des cotisations à prendre en compte. Mais vous disposez déjà d’une information précieuse : votre commerce est-il réellement rentable ?
10. UTILISEZ VOS CHIFFRES POUR PRENDRE DE MEILLEURES DÉCISIONS
Votre cahier ne doit pas seulement servir à enregistrer des montants. Il doit vous aider à réfléchir. Chaque fin de semaine, posez-vous cinq questions :
— Quels produits me rapportent le plus ?
— Quels produits se vendent difficilement ?
— Quelles dépenses puis-je réduire ?
— Quels clients tardent à payer ?
— Ai-je suffisamment d’argent pour renouveler mon stock ?
Progressivement, vous pourrez mieux négocier avec vos fournisseurs, adapter vos prix, éviter les ruptures de stock et anticiper les périodes difficiles.
UNE MÉTHODE DE QUINZE MINUTES PAR JOUR
Voici une routine facile à adopter :
Le matin : 3 minutes.
Comptez votre caisse de départ et vérifiez les produits disponibles.
Pendant la journée : 7 minutes au total.
Enregistrez vos ventes, achats, dépenses et crédits au fur et à mesure.
Le soir : 5 minutes.
Additionnez les montants, vérifiez votre caisse et préparez les besoins du lendemain.
Avec de la régularité, cette habitude peut transformer votre gestion.
UNE DERNIÈRE PRÉCAUTION IMPORTANTE
Ce cahier constitue un excellent outil de gestion quotidienne, mais il ne remplace pas nécessairement les documents comptables, factures, registres et déclarations exigés par la réglementation de votre pays.
Conservez soigneusement vos justificatifs et renseignez-vous sur les obligations applicables à votre activité.
CE QU’IL FAUT RETENIR
Un petit commerce ne devient pas solide uniquement parce qu’il vend beaucoup. Il devient solide lorsque son propriétaire comprend ses chiffres, protège sa trésorerie, maîtrise ses dépenses et prépare l’avenir.
Un commerçant qui connaît ses coûts peut mieux fixer ses prix. Un commerçant qui suit ses crédits peut mieux protéger son argent. Un commerçant qui mesure ses bénéfices peut commencer à épargner, investir et développer son activité.
La bonne gestion n'est pas réservée aux grandes entreprises. Elle commence parfois avec un cahier de quelques pages et la volonté de ne plus avancer à l'aveugle.
Comme le rappelle un proverbe africain : « Petit à petit, l'oiseau fait son nid. »
Et vous, si vous tenez un petit commerce, utilisez-vous déjà un cahier pour suivre vos ventes et vos dépenses ?
Par Darchari MIKIDACHE
À propos de l'auteur
Darchari Mikidache est économiste-fiscaliste et Président du think-tank Cercle des Économistes et des Experts Comoriens (CEEC). Il dirige également l'ONG USHABABI WA MESO INTERNATIONAL (Jeunesse et Avenir). Reconnu à l'échelle internationale pour ses chroniques sur le développement de l'Afrique, le leadership et la motivation, il figure depuis 2016 parmi les personnalités influentes du Gotha Noir d'Europe.
Pour découvrir son Site officiel : www.darcharimikidache.com
